Бизнес-ассистент в VK

VK — крупнейшая российская технологическая компания. Мы помогаем миллионам людей решать повседневные задачи в онлайне. Нашими продуктами и сервисами пользуется больше 95% аудитории рунета. VK — это более 200 технологичных проектов, больше 15 000 сотрудников и безграничные возможности проявить себя. Мы делаем современные и быстрые интернет-сервисы, доступные каждому. Задачи: Управление календарём и расписанием: планирование и координация графика руководителя, назначение встреч, управление списками дел и отслеживание сроков, ведение протоколов встреч и отслеживание их исполнения; Организация поездок: бронирование билетов, организация проживания, подготовка документов для поездок и составление маршрутов; Письменные и устные коммуникации: фильтрация сообщений электронной почты, ответы на телефонные звонки, ведение деловой переписки, в том числе от лица руководителя; Документооборот: оформление документов, контроль документооборота и поручений руководителя, обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу, личная доставка особой корреспонденции по запросу руководителя; Приём посетителей: оказание офисного гостеприимства посетителям приёмной руководителя, координация приёма гостей, коллег и партнёров руководителем; Составление графика отпусков руководителя и сотрудников подразделения; Контактирование с ассистентами из других подразделений и помощниками топ-менеджмента генерального директора; Организация командообразующих мероприятий, оформление договорных отношений с подрядчиками, формирование первичных учётных документов и проведение оплат; Подготовка презентаций и иных аналитических материалов по вопросам компетенции направления, сводных отчётов; Формирования плана поздравлений партнёров, формирование moodboard для выбора концепции подарков, заказ подарков партнёрам, ведение реестра партнёров, проведение оплат, формирование первичных учётных документов и развоз подарков в срок; Выполнение личных поручений руководителя Требования: Высшее профессиональное образование (желательно документооборот, юриспруденция, финансы, менеджмент); Опыт работы на схожей должности/роли не менее пяти лет; Уверенное владение офисными программами и специализированным ПО, опытный пользователь Microsoft PowerPoint и Microsoft Excel, Word; Отличные навыки устной и письменной коммуникации, умение вести переговоры; Высокая скорость печати, грамотность; Знание минимум одного иностранного языка (чаще всего понадобится английский); Знание основ программирования и нестандартных компьютерных программ; Умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями; Знание основ действующего законодательства; Грамотная, поставленная речь, высокие коммуникативные навыки; Стрессоустойчивость: работа в условиях постоянной загрузки и непредвиденных ситуаций; Внимательность к деталям; Проактивность и инициативность: умение предвосхищать потребности руководителя и предлагать решения; Гибкость и адаптивность: способность быстро реагировать на изменения и решать непредвиденные задачи

Секреты цифровой доступности Как попасть в команду Управление календарём и расписанием: планирование и координация графика руководителя, назначение встреч, управление списками дел и отслеживание сроков, ведение протоколов встреч и отслеживание их исполнения Организация поездок: бронирование билетов, организация проживания, подготовка документов для поездок и составление маршрутов Письменные и устные коммуникации: фильтрация сообщений электронной почты, ответы на телефонные звонки, ведение деловой переписки, в том числе от лица руководителя Бонусы: Гибкий график работы; Бонусы и скидки от партнеров; Офис в центре города; ДМС; Профессиональная команда